香港环宇会计详解注册香港公司重要控制人备存注意事项

为提高香港注册公司实益拥有权的透明度,以履行香港的国际责任,将于2018年3月1日实施的《2018年公司(修订)条例》规定,在香港成立为法团的公司须取得和保存实益拥有权的最新资料,以备存“重要控制人登记册(简称SCR)”,供执法人员查阅。

根据新法,公司必须在SCR上填写重要控制人的姓名、地址、身份证号码、成为控制人的日期以及对公司所施加的控制的性质等详细资料,重要的控制人可以是自然人或法人。这些要求都不复杂,关键是如何确定谁是重要控制人。

一、谁是公司重要控制人?

公司的重要控制人包括:

“须登记人士”,即对该公司有重大控制权的自然人;及“须登记法律实体”,例如:对该公司有重大控制权,并为该公司的股东的某公司。

确定重要控制人身份,只需符合以下五个条件中的其中一项即可:

1.该人直接或间接持有该公司25%以上的已发行股份;或如该公司没有股本,该人直接或间接持有分摊该公司25%以上的资本或分享该公司25%以上的利润的权利;

2.该人直接或间接持有该公司25%以上的表决权;

3.该人直接或间接持有委任或罢免该公司董事局的过半数董事的权利;

4.该人有权利或实际上对该公司发挥或行使重大影响力或控制;

5.该人有权利或实际上对某信托或商号的活动发挥或行使重大影响力或控制,而该信托或商号并不是法人,但该信托的受托人或商号的成员,就该公司而言符合首4个条件中的任何1个条件。

二、如何确定重要控制人?

公司须采取合理步骤,以确定其重要控制人。包括检视公司的成员登记册、组织章程细则、股东协议或其他相关协议,以及向任何相信已知悉或有合理因由相信是(1)重要控制人的人士或(2)任何相信或有合理因由相信是知道重要控制人身分的人士发出通知,要求该人确认其是否为重要控制人,而该人必须在1个月内确认或回复。

实例分析:

1、问:我的公司是一间小型私人公司,有两位股东,每人持有公司50%的股份。谁是我公司的重要控制人?

答:如某人直接或间接持有公司25%以上的已发行股份,即属该公司的重要控制人。因此,你的公司的两位股东均为公司的重要控制人。他们的详情均须记入重要控制人登记册。

2、问:我的公司是一间小型私人公司,只有一名股东,为一间名为ABC Profits Limited的香港公司。ABC Profits Limited是否我公司的唯一重要控制人?

答:不是。如自然人甲透过ABC Profits Limited对你的公司有重大控制权,甲也属公司的重要控制人,ABC Profits Limited及甲的详情均须记入重要控制人登记册。

3、问:我的公司是一间小型私人公司,只有一名公司股东,为一间于英属维京群岛成立的海外公司,而该海外公司由我全资拥有。谁是我公司的重要控制人?

答:如某人直接或间接持有公司25%以上的已发行股份,即属该公司的重要控制人。因此,该海外公司及你均为公司的重要控制人,该海外公司及你的详情均须记入重要控制人登记册。

三、备案有哪些注意事项?

1、此次新规产生的重大影响之一就是要求公司必须备存“重要控制人登记册”,因此确认重要控制人十分重要。即使公司没有重要控制人,也须要备存重要控制人登记册,在重要控制人登记册注明此事。

2、备案重要控制人登记册要求每间公司须指定最少一名人士为公司代表,以就公司的重要控制人登记册有关事宜向执法人员提供协助。

公司的指定代表须由以下任何一类人士担任:该公司的股东、董事或雇员,而且必须是居于香港的自然人;或会计专业人士、法律专业人士或信托或公司服务持牌人。

对于这一项要求,需要注意的是,目前市场上很多小的注册代理中介可能达不到上述要求,也没有相关资质,因此在办理该业务的时候,一定要注意“公司代表”的资质和条件,避免一些不必要的损失。

3、可查阅重要控制人登记册的机构执法人员包括:公司注册处、香港海关、香港金融管理局、香港警务处、入境事务处、税务局、保险业监管局、廉政公署、证券及期货事务监察委员会。

SCR只供香港执法机构及重要控制人本身而非公众人士查阅。但是,有意与公司进行交易的人士(如贷款人或投资者)可要求公司自愿披露SCR作为贷款、投资或交易的条件。